Как использовать принцип Парето 20/80

Принцип Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата.

Итальянского экономиста и социолога навёл на такую мысль горох, когда он заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков дали 80% урожая. На основе этого Вильфредо Парето сформулировал закон, который стал применим в сфере экономики, политологии и менеджменте.


Предприниматели утверждают, что 80% прибыли они получают от 20% клиентов или 20% сотрудников генерируют 80% дохода компании. А на 20% ценности предприятия приходится 80% расходов. Также и со временем — 80% производительности занимает 20% времени.

Согласно закону, люди тратят большую часть ресурсов, энергии и сил на второстепенные задачи, вместо того чтобы концентрироваться на важных делах, которые принесут больше пользы.

Если человек хочет научиться играть на гитаре он должен отдавать много времени тренировкам, а не прослушиванию песен известных музыкантов. При готовке натурального кофе важнее правильная перемолка и варка, чем раздумья на тему объёма сахара в чашке.

принцип парето

Источник: ru.wikipedia.org

Так, закон 20/80 применила компания IBM. В 1960-х её инженеры выявили 20% задач, которые использовались в 80% случаев работы с компьютерами. Они изменили алгоритм. Популярные вычисления стали совершаться проще, удобнее и быстрее. Это дало результат – ІВМ оставила конкурентов позади.

 

Как помогает принцип Парето?

принцип парето

Чтобы тратить время на вещи, которые дают результат, определите задачу, мелкие подзадачи и установите «центральный узел» — приоритет. Допустим, ваша задача «опубликовать книгу». В этом случае «центральный узел» – процесс её написания.

Зная узлы легче измерить деятельность и получить обратную связь. Проследите, в каких обстоятельствах, месте пребывания и времени суток у вас получается писать большее количество слов. Например, отдавая книге 20% времени с утра, вы пишете лучше и быстрее, а вечером наоборот. Тратите его больше на меньшее количество слов из-за усталости. Соответственно нужно сконцентрировать энергию на первой половине дня.

Определите подзадачи и постарайтесь делегировать их другим. Наймите корректора для исправления ошибок, когда чувствуете, что это отнимает у вас значительную часть времени и замедляет «центральный узел» или дизайнера для создания иллюстраций. Если вы отлично рисуете самостоятельно и при 20% потраченного времени получаете 80% счастья от этого занятия, задумайтесь над тем, чтобы переквалифицироваться в художника.

Разбирая задачу таким образом, мы освобождаем ресурсы и концентрируемся на самом производительном действии. Общий результат становится лучше.


Смежные приоритеты


Приоритет на пути к цели не всегда один, встречаются и смежные. Есть важное и второстепенное, и иногда второе становится первым.

Если вы пишете книгу, но никому никогда не показывали её фрагменты, она может оказаться плохой и потребует больших доработок по итогу. Здесь важно периодически отходить от центрального узла — «писать» к второстепенному узлу — «получить отзывы».

Чтобы установить задачи, подзадачи и узлы проведите анализ.

 

Как сделать анализ Парето?

принцип парето

Анализ Парето – это способ выявления задач, которые более достойны времени и сил. Иными словами, это то, что должно быть сделано в первую очередь и получить приоритет.

 

1. Составьте список задач и действий

принцип парето

Соберите список всех задач, которые стоят перед вами. Указывайте те, которые затрагивают, кажутся важными и необходимыми. Возле каждой задачи напишите набор действий, которые нужны для её выполнения. Определите сколько времени вы тратите на каждое из них.

 

2. Определите «центральный узел»

принцип парето

Когда вы составите список действий и увидите сколько тратите времени на каждое, вы поймёте, правильно ли расходуете свои часы. Предположим, есть задача заработать в этом месяце больше, чем в прошлом. Для её достижения нужно «расчертить» свой рабочий день. Посмотрите сколько времени вы отводите на коммуникацию с клиентами, сколько на сбор информации для профессионального развития и сколько на просмотр социальных сетей и совещания с коллегами. Уже на этом этапе можно выявить «важное» и, ради цели, отказаться от Instagram и Facebook.

Рассмотрите каждое из этих действий глубже. Если вы видите, что большая часть времени, которая уходит на контакт с напарниками даёт только 20% профессионального результата, то вам нужно сократить участие в таких переговорах. Сместите фокус общения в сторону только рабочих тем и тех сотрудников, которые помогут добиться большего.

То же самое касается клиентов. Согласно правилу, 2 из 10 заказчиков дадут 80% результата. Определите, с кем из них сможете заработать больше и сосредоточьтесь на общении с ними.

С ходом времени приоритеты смещаются. Поэтому периодически пересматривайте список и выявляйте новые «центральные узлы».

 

3. Установите порядок выполнения

принцип парето

После того как вы определите важные действия, надо расставить их в правильной последовательности. Среди них есть те, которые требуют больших ресурсов, чем остальные. Работа с подрядчиком может быть важнее чем взаимодействие с клиентом, а оно, в свою очередь, бывает важнее чем долгие совещания или обучение.


Ещё один совет


Принцип Парето говорит о 20% ресурсах, которые дают основные 80% результата. Но пропорция не всегда такая. Она меняется и может составлять 10/90 или 24/76. Смысл в том, чтобы стать продуктивнее и увеличивать первую цифру. Но не пытайтесь превратить её в 100%. Не забывайте о душе, хорошем питании и встречах с друзьями. Без выполнения второстепенной части основная цель теряет актуальность.

Спланируйте стратегию «неважных» дел. Если не получается, «вставляйте» их в перерывах между «важными». Это распределит умственную и физическую нагрузку, поможет отдохнуть и отвлечься. В результате вы справитесь со второстепенными целями и сохраните эффективность для приоритетов.


Читайте: Как перестать отвлекаться или 10 способов успокоить свой ум