Контроль над сотрудниками – одна из самых скучных вещей на свете. А если они при этом еще и удаленные, то это дополнительная «головная боль». От процесса не получает удовольствие ни руководство («было бы куда проще, если бы все трудились в офисе на расстоянии вытянутой руки»), ни сами работники, составляющие отчеты о проведенном «с пользой» времени.
Так было в значительной массе компаний еще несколько лет назад, но сегодня процессы, не приносящие ни пользы, ни удовольствия, отмирают. На первый план вышли объемы выполненных задач, их эффективность, а также соблюдение дедлайнов.
При этом, количество дистанционных задач во всем мире постоянно растет. Возможно ли осуществлять контроль удаленных сотрудников эффективно, и так, чтобы процесс не вызывал раздражения ни у руководителей, ни у специалистов? Дал ответ на этот вопрос и определил несколько основных шагов на таком пути — Дмитрий Костомаров, предприниматель и бизнес-ангел.
Что здесь имеется в виду? Та часть персонала, которая работает на вас дистанционно, должна быть способна к такой деятельности. Управление сотрудниками, ориентированными на ценности промышленной эпохи, практически невозможно без физического участия и присутствия начальника. Ваш контингент в данном случае – люди с высокой способностью к самоорганизации, самомотивации, умеющие работать эффективно (по задачам) и с соблюдением дедлайнов вне зависимости от внешних обстоятельств.
Если вы нашли подходящих для дистанционной работы людей, встаёт вопрос о том, как эффективно ставить для них задачи, видеть их выполнение и в целом проводить контроль удаленных сотрудников. Для этого существуют различные системы.
Для примера рассмотрим работу торгового представителя на какой-либо территории. Это одна из профессий, которая и в промышленную эпоху требовала большого объёма самостоятельности и инициативы. Постановка стратегических задач, представление KPI исторически происходили в рамках брифингов. На командных собраниях делались анонсы, на них же подводились итоги. Сейчас все упаковано в личные мобильные устройства, с короткими интерактивными брифами с проверкой понимания. Это новый класс ПО: work force management system, первым представителем которых в России является объект моих инвестиций – E-queo.com.
Автоматизация работы торговых представителей началась давно, и породила класс систем, называемых SFA (Sales Force Automation, автоматизации продаж). Эти решения позволяют собирать заказы, формировать документы. SFA-системы давно обзавелись автоматическим контролем геопозиции, они способны отслеживать маршруты, продолжительность визитов, собирать и обрабатывать информацию о заказах, помогать планировать отгрузки, выставлять счета и контролировать оплаты.
Контроль удаленных сотрудников не обойдется без планирования. Командные собрания больше не нужны, когда есть системы, использующие возможности мобильных устройств для назначения и корректировки задач, мотивации сотрудников. Решения класса CRM (Customer Relationship Management, управления взаимоотношениями с клиентами) позволяют облегчить планирование работы с заказчиками.
А немногочисленные функции личного руководства и планирования реализуются в системах совместного постановки задач, таких как ToDoIst и его аналоги. Благодаря достаточному количеству удобных функциональных решений, как у торговых представителей, так и у работников из других сфер есть возможность действовать, как самостоятельные «боевые единицы», не привязанные к офису.
В проектных сферах все еще интереснее. Сегодня вам необязательно содержать раздутый штат специалистов, часть которых работает в полную силу только время от времени. Вы можете нанимать shared employees (общих сотрудников) под проекты и собирать команды по принципу конструктора.
ПО Trello и MeisterTask, к примеру, позволяет управлять не только собственным персоналом, но и собирать команды из специалистов различных компаний. MeisterTask использует для этого канбан (систему организации производства и снабжения, позволяющую реализовать принцип «точно в срок») доску, где «висят» листочки задач, при нажатии на которые открывается внутренняя информация проекта, контакты, лента новостей, чат, хранятся все необходимые документы. В таких системах не теряется важная информация, не нужно искать письма по задаче и вести отдельные записи по проекту.
На помощь обычному бизнесу пришел SCRUM. В его основе лежит принцип непрерывного движения к общему результату через обязательное достижение краткосрочных задач, из решения которых складывается все остальное. SCRUM предполагает обязательные короткие брифинги для постановки задач, короткие сессии подведения итогов и отказ от «разбора полетов», если что не получается, сосредоточение на том, как исправить ситуацию, а не на том, «кто виноват». Позитивная философия SCRUM в сочетании с технологическими решениями, которые мы разбирали выше, увеличивает производительность минимум в полтора раза, и позволяет гибко реагировать на ситуацию, действовать по обстоятельствам.
Но основной вопрос, стоящий перед любым бизнесом, решившим активно использовать дистанционные формы взаимодействия, уменьшать нагрузку на офисы, становиться более мобильными и гибкими, лежит не в плоскости IT. Главное – понять, как управлять изменениями в головах, причем не только рядовых сотрудников, но и руководителей. Персонал, особенно мобильный и/или дистанционный, должен получать большую свободу вместе с большей ответственностью. И работать, ориентируясь на результат. Это один из самых важных моментов, который позволит реализовать правильный контроль удаленных сотрудников и нормальную работу с ними.
Интересный факт: руководство российского представительства одного крупного телекоммуникационного вендора, узнав о том, что сотрудники офиса, обязанные проводить строго регламентированное количество времени в рабочих стенах, часами сидят в социальных сетях, заблокировало доступ к самым популярным платформам. Что произошло дальше? Правильно, примерно то же время стало расходоваться на многочисленные кофе-паузы, перекуры, походы в маникюрный салон и на укладку (в бизнес-центре работал салон красоты). Зато почти никто из сотрудников не опаздывал к началу рабочего дня. Оно и понятно – даже за пятиминутные задержки был предусмотрен штраф в долларах. При этом, если бы руководство оценивало эффективность лишь по задачам, а не по проведенному «от и до» в кабинете времени, работать сотрудникам было бы в разы интереснее.
Если сломать основное препятствие, заработает и остальное. Чтобы прийти к пониманию, что работа — это не трафик, а результат, визуализируйте для себя каждое свое действие в процессе и его ценность. В свое время, это простое упражнение помогло мне понять, что 80% моего трафика – это бессмысленное взаимодействие с другими людьми.
Читайте: 8 навыков сотрудника, которые будут ценить работодатели в 2025 году