Как эффективно осуществлять контроль удаленных сотрудников и наладить с ними работу

Контроль над сотрудниками – одна из самых скучных вещей на свете. А если они при этом еще и удаленные, то это дополнительная «головная боль». От процесса не получает удовольствие ни руководство («было бы куда проще, если бы все трудились в офисе на расстоянии вытянутой руки»), ни сами работники, составляющие отчеты о проведенном «с пользой» времени.

Так было в значительной массе компаний еще несколько лет назад, но сегодня процессы, не приносящие ни пользы, ни удовольствия, отмирают. На первый план вышли объемы выполненных задач, их эффективность, а также соблюдение дедлайнов.

При этом, количество дистанционных задач во всем мире постоянно растет. Возможно ли осуществлять контроль удаленных сотрудников эффективно, и так, чтобы процесс не вызывал раздражения ни у руководителей, ни у специалистов? Дал ответ на этот вопрос и определил несколько основных шагов на таком пути — Дмитрий Костомаров, предприниматель и бизнес-ангел.

 

1. Выбирайте адекватных сотрудников

контроль удаленных сотрудников

Что здесь имеется в виду? Та часть персонала, которая работает на вас дистанционно, должна быть способна к такой деятельности. Управление сотрудниками, ориентированными на ценности промышленной эпохи, практически невозможно без физического участия и присутствия начальника. Ваш контингент в данном случае – люди с высокой способностью к самоорганизации, самомотивации, умеющие работать эффективно (по задачам) и с соблюдением дедлайнов вне зависимости от внешних обстоятельств.

 

2. Взаимодействуйте и контролируйте

контроль удаленных сотрудников

Если вы нашли подходящих для дистанционной работы людей, встаёт вопрос о том, как эффективно ставить для них задачи, видеть их выполнение и в целом проводить контроль удаленных сотрудников. Для этого существуют различные системы.

Для примера рассмотрим работу торгового представителя на какой-либо территории. Это одна из профессий, которая и в промышленную эпоху требовала большого объёма самостоятельности и инициативы. Постановка стратегических задач, представление KPI исторически происходили в рамках брифингов. На командных собраниях делались анонсы, на них же подводились итоги. Сейчас все упаковано в личные мобильные устройства, с короткими интерактивными брифами с проверкой понимания. Это новый класс ПО: work force management system, первым представителем которых в России является объект моих инвестиций – Эквио.


Автоматизация работы торговых представителей началась давно, и породила класс систем, называемых SFA (Sales Force Automation, автоматизации продаж). Эти решения позволяют собирать заказы, формировать документы. SFA-системы давно обзавелись автоматическим контролем геопозиции, они способны отслеживать маршруты, продолжительность визитов, собирать и обрабатывать информацию о заказах, помогать планировать отгрузки, выставлять счета и контролировать оплаты.

 

3. Планируйте совместно

контроль удаленных сотрудников

Контроль удаленных сотрудников не обойдется без планирования. Командные собрания больше не нужны, когда есть системы, использующие возможности мобильных устройств для назначения и корректировки задач, мотивации сотрудников. Решения класса CRM (Customer Relationship Management, управления взаимоотношениями с клиентами) позволяют облегчить планирование работы с заказчиками.

А немногочисленные функции личного руководства и планирования реализуются в системах совместного постановки задач, таких как ToDoIst и его аналоги. Благодаря достаточному количеству удобных функциональных решений, как у торговых представителей, так и у работников из других сфер есть возможность действовать, как самостоятельные «боевые единицы», не привязанные к офису.

 

4. Собирайте команды по принципу конструктора

контроль удаленных сотрудников

В проектных сферах все еще интереснее. Сегодня вам необязательно содержать раздутый штат специалистов, часть которых работает в полную силу только время от времени. Вы можете нанимать shared employees (общих сотрудников) под проекты и собирать команды по принципу конструктора.

ПО Trello и MeisterTask, к примеру, позволяет управлять не только собственным персоналом, но и собирать команды из специалистов различных компаний. MeisterTask использует для этого канбан (систему организации производства и снабжения, позволяющую реализовать принцип «точно в срок») доску, где «висят» листочки задач, при нажатии на которые открывается внутренняя информация проекта, контакты, лента новостей, чат, хранятся все необходимые документы. В таких системах не теряется важная информация, не нужно искать письма по задаче и вести отдельные записи по проекту.

 

5. Взаимодействуйте эффективно

контроль удаленных сотрудников

На помощь обычному бизнесу пришел SCRUM. В его основе лежит принцип непрерывного движения к общему результату через обязательное достижение краткосрочных задач, из решения которых складывается все остальное. SCRUM предполагает обязательные короткие брифинги для постановки задач, короткие сессии подведения итогов и отказ от «разбора полетов», если что не получается, сосредоточение на том, как исправить ситуацию, а не на том, «кто виноват». Позитивная философия SCRUM в сочетании с технологическими решениями, которые мы разбирали выше, увеличивает производительность минимум в полтора раза, и позволяет гибко реагировать на ситуацию, действовать по обстоятельствам.

 

6. Измените подход

контроль удаленных сотрудников

Но основной вопрос, стоящий перед любым бизнесом, решившим активно использовать дистанционные формы взаимодействия, уменьшать нагрузку на офисы, становиться более мобильными и гибкими, лежит не в плоскости IT. Главное – понять, как управлять изменениями в головах, причем не только рядовых сотрудников, но и руководителей. Персонал, особенно мобильный и/или дистанционный, должен получать большую свободу вместе с большей ответственностью. И работать, ориентируясь на результат. Это один из самых важных моментов, который позволит реализовать правильный контроль удаленных сотрудников и нормальную работу с ними.

Интересный факт: руководство российского представительства одного крупного телекоммуникационного вендора, узнав о том, что сотрудники офиса, обязанные проводить строго регламентированное количество времени в рабочих стенах, часами сидят в социальных сетях, заблокировало доступ к самым популярным платформам. Что произошло дальше? Правильно, примерно то же время стало расходоваться на многочисленные кофе-паузы, перекуры, походы в маникюрный салон и на укладку (в бизнес-центре работал салон красоты). Зато почти никто из сотрудников не опаздывал к началу рабочего дня. Оно и понятно – даже за пятиминутные задержки был предусмотрен штраф в долларах. При этом, если бы руководство оценивало эффективность лишь по задачам, а не по проведенному «от и до» в кабинете времени, работать сотрудникам было бы в разы интереснее.

Если сломать основное препятствие, заработает и остальное. Чтобы прийти к пониманию, что работа — это не трафик, а результат, визуализируйте для себя каждое свое действие в процессе и его ценность. В свое время, это простое упражнение помогло мне понять, что 80% моего трафика – это бессмысленное взаимодействие с другими людьми.


Читайте: 8 навыков сотрудника, которые будут ценить работодатели в 2025 году